1. Warum Sie eine E‑Rechnungsplattform benötigen:

Die Umstellung auf strukturierte E‑Rechnungen ist nicht nur gesetzliche Pflicht, sondern ein wesentlicher Baustein der digitalen Transformation der Finanzbuchhaltung.

Unternehmen, die bereits diese E-Rechnungsplattform in Anspruch nehmen profitieren erheblich von:

• deutlichen Zeitersparnis beim Versand und Empfang,
• reduzierten Prozess- und Versandkosten,
• schnelleren Zahlungseingängen durch fehlerfreie Rechnungen & automatisierte Prozesse
• alle Rechnungen auf einen Blick auf einer Plattform

Ohne diese geeignete Plattform droht erheblicher Mehraufwand und Fehler im Rechnungsstellungsprozess, die sich unmittelbar auf Ihre Liquidität auswirken.

2. Versand und Empfang von E‑Rechnungen über diese Plattform:

Der Versand Ihrer E‑Rechnungen an Kunden, sowie der eigene Erhalt von Rechnungen erfolgt künftig mit Hilfe einer Peppol‑ID oder TRAFFIQX‑ID.

Aufgrund europäischer und gesetzlicher Änderung erhalten Sie zukünftig Ihre Rechnungen von sämtlichen Lieferanten nicht mehr über Ihr gewohntes E‑Mail‑Postfach, sondern ausschließlich über eine Plattform – bestenfalls die DATEV E‑Rechnungsplattform.

Ein weiterer Vorteil für Sie besteht darin, dass Sie eingehende Rechnungen nicht mehr intern weiterleiten oder selbst in das DATEV-System hochladen müssen, sondern die Belege direkt an DATEV Unternehmen Online weitergeleitet werden. Die Bearbeitung in DATEV Unternehmen Online erfolgt dann komfortabel über die Funktion „Belegfreigabe“ für neu eingegangene Rechnungen.

Für die Belegfreigabe fallen jedoch monatliche Kosten in Höhe von 7,35 EUR netto an.

Die Belegfreigabe ermöglicht es, Rechnungen digital zu prüfen, zu kommentieren, zuzustimmen oder ablehnen und sie anschließend direkt zur weiteren Verarbeitung (z.B. Zahlungsfreigabe/Buchhaltung) freizugeben.

Den Ablauf für Versand und Empfang der Rechnungen können Sie unten in diesem Schreiben sehen.

3. Was ist eine Peppol‑ID oder TRAFFIQX‑ID?

Ab 2028 gilt die Pflicht zur eRechnung für alle im Bereich B2B (Business2Business). Hiererfolgt der Versand von Rechnungen nicht mehr via Email wie bisher, sondern verpflichtend über sog. Rechnungsportale.

PEPPOL ist ein europäisches Netzwerk zum sicheren Austausch von E‑Rechnungen zwischen Unternehmen und öffentlichen Stellen.

Die PEPPOL‑ID ist Ihre eindeutige Adresse im PEPPOL‑Netzwerk. Über diese ID können Geschäftspartner Ihnen E‑Rechnungen direkt in Ihr System bzw. auf Ihre E‑Rechnungsplattform senden.

Die Traffix‑ID ist eine interne Kennung Ihrer Firma innerhalb der jeweiligen E‑Rechnungsplattform.

Sie dient dazu, eingehende und ausgehende E‑Rechnungen eindeutig Ihrem Unternehmen, Mandantenkreis oder einem bestimmten Buchungskreis zuzuordnen.

Geschäftspartner können diese ID beim Versand hinterlegen, damit die Rechnung direkt dem richtigen Empfängerprofil zugeordnet wird, wie bei einer Email-Adresse.

Sie erhalten diese ID automatisch nach der Anmeldung auf der E-Rechnungsplattform und müssen dafür keine zusätzliche Beantragung oder Anlage vornehmen.

 

4. Versand von E‑Rechnungen – Ablauf

1. Rechnungserstellung (empfohlen für kleine Betriebe/bis zu 10 Rechnungen im Monat)

• Erstellung der Rechnung direkt in der E‑Rechnungsplattform im gültigen E‑Rechnungsformat.

• Sämtliche Pflichtangaben müssen wie bereits enthalten sein:

• vollständiger Name und Anschrift von Leistendem und Leistungsempfänger
• Steuernummer oder USt‑ID des Leistenden
• fortlaufende Rechnungsnummer
• Ausstellungsdatum
• Liefer‑/Leistungszeitpunkt
• Art und Umfang der Leistung
• Entgelt, Steuersatz, Steuerbetrag
• Hinweise auf Steuerbefreiung oder besondere Besteuerungsformen.

1. Zuordnung des Empfängers

• Hinterlegung der PEPPOL‑ID bzw. der vom Kunden gewünschten Empfängerkennung.
• Optional: Verwendung von Kunden‑IDs, Leitweg‑IDs oder anderen vom Kunden angegebenen Kennungen.

5. Empfang von E‑Rechnungen – Ablauf

1. Technischer Eingang

• Lieferanten senden E‑Rechnungen an Ihre PEPPOL‑ID bzw. Traffix‑ID.
• Die E‑Rechnung wird automatisch auf Ihrer E‑Rechnungsplattform bereitgestellt und dann an DATEV Unternehmen Online weitergeleitet.

1. Formale Prüfung über DATEV Unternehmen Online:

–  Über die Funktion Belegfreigabe können Sie die Rechnungen digital prüfen, kommentieren, zustimmen oder ablehnen und sie anschließend direkt zur weiteren Verarbeitung (z.B. Überweisung/Belegverknüpfung) freigeben.

 

6. Die Registrierung

Schritt für Schritt:

1. Link öffnen: https://e-rechnungsplattform.apps.datev.de/register
2. Unternehmens‑Konto anlegen: Das erforderliche DATEV‑Konto wird im Registrierungsprozess erstellt, bzw. wenn Sie bereits ein Konto angelegt haben kann dies genutzt werden.
3. E‑Rechnungspostfach aktivieren – hier erfolgt dann eine Identitätsprüfung (Personalausweis/Bankkonto/Foto)
4. Verbindung zu DATEV Unternehmen online einrichten.

Empfangsadressen für Lieferanten finden Sie auf der E-Rechnungsplattform unter Postfach/Einstellungen:

• Peppol‑ID
• TRAFFIQX®‑ID
• Rechnungs‑E‑Mail‑Adresse (für den Eingang per Mail)

Diese Kennungen geben Sie bitte an Ihre Lieferanten weiter (für den Versand ihrer E‑Rechnungen an Ihr Postfach).

 

Dringender Handlungsbedarf! 

• Informieren Sie Ihre Lieferanten über die neuen Empfangsadressen.

Sollten Sie Fragen oder Unterstützung benötigen, stehen wir Ihnen selbstverständlich gerne zur Verfügung. Gerne können Sie auch einen Termin buchen, damit wir Sie durch den Registrierungsprozess begleiten.

Mit freundlichen Grüßen

Ihr Team der BRUMA Steuerberatung GmbH